Privacy Policy / Kebijakan Privasi

Last updated / Perubahan terakhir: 2 Oktober 2026.

Privacy Policy (English)

The Indonesian version follows below. If the two ever differ, the Indonesian text prevails.

1. Who we are

Aplikasi KTG (a.ktg.or.id), shown on the Google consent screen as Aplikasi St. Andreas Kim Tae-gon, is run by Paroki Puspa Gading, Gereja St. Andreas Kim Tae-gon, a Catholic parish in the Archdiocese of Jakarta, Indonesia. It supports parish services and administration. The parish is the data controller; the parish IT team operates the app.

2. What we collect

  • Account and sign-in: name, email address and account ID from Google, Microsoft or Yahoo sign-in. We never receive your password. Optionally a WhatsApp number or Telegram ID you link yourself, a passkey public key, a TOTP secret, and your legal name for documents you sign.
  • Security records: one session cookie (no advertising cookies), IP address, browser type and an activity log of who did what and when.
  • Documents and digital signatures: uploaded files, their metadata and version history, and each approver's name and approval time. A signed document carries a QR code that opens its verification page.
  • Room bookings and online meetings: requester, activity, time, room and approval steps. Meet attendance reports are fetched from Google when opened and are not stored.
  • Donations: donor name, contact details, amount and proof of payment. No card or bank account numbers are collected.
  • Forms and tickets: your answers and uploaded files, a phone number verified from your own WhatsApp, GPS location only when you press the location button, and ticket check-in times.
  • Marriage preparation: identity documents and personal data of the couple, their parents and witnesses, needed for the Church's marriage records.
  • Chatbot: messages you send to the parish WhatsApp number or Telegram bot.

3. How we use it

Only to provide the service you asked for, to send notices and reminders about it, to keep accounts secure, and to keep the Church's records. We do not sell data, show ads, build marketing profiles, or use third-party ad or analytics trackers.

4. AI

AI features (reading uploaded marriage documents to sort them and prefill forms, and chatbot replies) run on a model hosted on the parish's own server. No cloud AI service is used, your data is never used to train any model, and the app does not generate images of people. The model is open-weight software run by the parish itself (llama.cpp) and is currently one of ornith-1.5:9b, qwen3.5:9b or gemma4:e4b-it-bf16; the parish may switch between such self-hosted models. Nothing is sent to the companies that made them. Google user data, including Google Calendar permissions and events, is never given to any AI model. The AI only reads documents that people upload to this app. Every AI result can be checked and corrected by the user.

5. Google user data

  • Google sign-in (email, profile): we receive your name, email address and Google account ID, and use them only to identify your account in this app.
  • Google Calendar, optional (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.owned): requested only when you press "Hubungkan" next to Google Calendar on your profile page. It is used for one purpose: to create the Kanonik and wedding events the parish schedules for you as officiating priest, and to delete those same events (creating them again) when the schedule changes. This scope is limited to calendars you own, and the app uses only your primary calendar. It does not read, list, change or delete any other event in your calendar.
  • Storage: the Calendar refresh token is stored on the parish server encrypted with AES-GCM and is never shown to anyone, parish staff included. We store the Google email that granted it, the event IDs the app created, and the time of the last successful call.
  • Retention and deletion: the token is kept until you disconnect. Pressing "Putuskan" revokes the grant at Google and deletes the token from our server immediately. You can also revoke it at any time at myaccount.google.com/permissions. To have your account data deleted, write to the address in section 9.
  • Sharing: Google user data is not sold, not used for advertising, not used to train AI models, and not transferred to anyone except as needed to provide the features above, for security, or as required by law. No human reads it unless you ask us to, for security, or as required by law.
  • Limited Use: Aplikasi KTG's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6. Service providers

Data reaches other parties only as needed to run a feature: the parish's Google Workspace (sign-in, groups, Drive, Sheets, Docs, Calendar, Meet), Microsoft and Yahoo (sign-in only), Brevo (notification email), WhatsApp and Telegram (messages), and the Archdiocese's parishioner registry (only if you link it). Fonts, icons, maps and YouTube videos are loaded by your browser directly from their providers, who can see your IP address.

7. Storage, security and retention

  • Data is stored on servers run by the parish, and some copies (forms, spreadsheets) in the parish's Google Workspace. All connections use HTTPS, access follows roles and group membership, and sensitive actions require a passkey or verification code.
  • Account data is kept while your account is in use. Event and registration data is kept as long as the organiser needs it. Sacramental records, official documents and donations are Church archives and may be kept permanently. The Calendar grant is deleted as soon as you disconnect.

8. Your rights

Under Indonesia's Personal Data Protection Law (UU No. 27/2022) you may access and obtain a copy of your data, correct it, ask for it to be deleted (except records the Church or the law requires us to keep), and withdraw consent, for example by disconnecting WhatsApp, Telegram or Google Calendar on your profile page. The app is meant for adult parishioners and parish staff; children's data is entered only by a parent, guardian or parish officer for an activity.

9. Changes and contact

When this policy changes, the date at the top of the page is updated. Questions and requests: Parish Secretariat, [email protected].

Kebijakan Privasi (Bahasa Indonesia)

Kebijakan ini menjelaskan data apa yang dikumpulkan oleh Aplikasi KTG (a.ktg.or.id), untuk apa data itu dipakai, siapa yang dapat melihatnya, dan bagaimana Anda dapat mengatur atau menghapusnya.

1. Siapa kami

Aplikasi KTG dikelola oleh Paroki Puspa Gading, Gereja St. Andreas Kim Tae-gon, Keuskupan Agung Jakarta ("Paroki", "kami"), untuk mendukung pelayanan dan administrasi paroki. Paroki adalah pengendali data. Pengelolaan teknis dilakukan oleh Tim IT Paroki.

Singkatnya:

  • Kami hanya mengumpulkan data yang diperlukan untuk layanan yang Anda gunakan.
  • Data Anda tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, dan aplikasi ini tidak memasang pelacak iklan atau analitik pihak ketiga.
  • Fitur AI berjalan di server milik Paroki, tidak memakai layanan AI berbasis cloud, dan data Anda tidak dipakai untuk melatih model AI.

2. Data yang kami kumpulkan, per layanan

Akun dan cara masuk

  • Masuk dengan Google, Microsoft, atau Yahoo: kami menerima nama, alamat email, dan ID akun dari penyedia tersebut. Kami tidak pernah menerima kata sandi Anda.
  • WhatsApp dan Telegram: nomor atau ID akun yang Anda hubungkan sendiri, dibuktikan dengan kode yang Anda kirim dari perangkat Anda.
  • Keamanan tambahan: kunci publik passkey (data biometrik tidak pernah meninggalkan perangkat Anda) dan kunci rahasia kode verifikasi (TOTP).
  • Nama sesuai identitas (opsional), dipakai pada dokumen yang Anda tandatangani secara digital.
  • Data umat (BIDUK): bila Anda menautkan akun dengan data keanggotaan umat, kami mencocokkan dan menyalin data Anda dari sistem pendataan umat Keuskupan Agung Jakarta (Belarasa/SAPA): nama, tempat dan tanggal lahir, NIK, nomor KK, wilayah, lingkungan, dan alamat.

Keamanan dan catatan aktivitas

  • Satu cookie sesi untuk menjaga Anda tetap masuk. Tidak ada cookie iklan.
  • Alamat IP, jenis peramban, dan catatan aktivitas (siapa melakukan apa dan kapan), untuk keamanan dan penelusuran jika terjadi masalah. Anda dapat melihat aktivitas Anda sendiri di menu Aktivitas.

Dokumen dan tanda tangan digital

  • Berkas yang diunggah, metadatanya, riwayat versi, serta nama dan waktu persetujuan dari setiap penyetuju.
  • Dokumen final diberi kode QR. Siapa pun yang memindai kode itu dapat melihat keterangan keaslian dokumen, termasuk nama penyetujunya. Isi dokumen hanya dapat dibuka bila dokumen itu publik, atau oleh orang dan grup yang diberi akses.

Grup dan Shared Drive

Keanggotaan grup dan akses folder dibaca dari Google Workspace Paroki (kim-taegon.or.id), untuk menentukan apa yang boleh Anda lihat dan lakukan.

Pemesanan ruangan dan rapat daring

  • Detail pemesanan: pemesan, kegiatan, waktu, ruangan, catatan, dan alur persetujuannya.
  • Untuk rapat daring (Google Meet), acara kalender dibuat di Google Workspace Paroki.
  • Laporan kehadiran diambil dari Google saat dibuka dan tidak disimpan. Isinya: nama, email, waktu bergabung, perangkat, dan kualitas jaringan. Laporan ini hanya dapat dilihat oleh Sekretariat dan anggota grup pemilik rapat.

Donasi Jejak Langkahku

Nama pemesan, nama yang dicetak, nomor telepon, alamat, wilayah, jumlah dan cara pembayaran, serta bukti pembayaran. Pembayaran dicatat oleh petugas. Aplikasi ini tidak menerima atau menyimpan nomor kartu maupun data rekening.

Formulir dan tiket kegiatan

  • Jawaban yang Anda isi, termasuk nama, email, dan nomor telepon (diverifikasi melalui WhatsApp Anda sendiri), serta berkas yang Anda unggah.
  • Lokasi GPS hanya diambil bila Anda menekan tombol deteksi lokasi, untuk menentukan wilayah dan lingkungan Anda.
  • Jawaban disalin ke Google Sheets dan Google Drive milik Paroki, yang hanya dapat diakses oleh penyelenggara kegiatan.
  • Untuk tiket: kode QR tiket, serta waktu dan petugas saat tiket dipindai di pintu masuk.

Sakramen Perkawinan

  • Dokumen yang diunggah pasangan: KTP, surat baptis, Kartu Keluarga, foto, surat nikah saksi, CNI, dan formulir D1–D10.
  • Data pribadi calon mempelai, orang tua, dan para saksi: nama, NIK, tempat dan tanggal lahir, alamat, agama, pekerjaan, serta status perkawinan.
  • Dokumen dibaca oleh AI yang berjalan di server Paroki, bukan layanan AI berbasis cloud. AI bisa salah, dan pasangan dapat memeriksa serta mengubah setiap hasilnya.
  • Formulir dicetak dari templat Google Docs milik Paroki. Salinan sementara berisi data Anda dihapus segera setelah PDF selesai dibuat.
  • Data ini hanya dapat dilihat oleh kedua calon mempelai, Sekretariat, dan Pastor Paroki.

Google Calendar pribadi (opsional)

Pastor dapat menghubungkan Google Calendar pribadinya dari halaman Informasi Akun. Penjelasan lengkapnya ada di bagian 5.

Chatbot WhatsApp dan Telegram

  • Pesan yang Anda kirim ke nomor atau bot Paroki, beserta nama dan nomor Anda, disimpan agar dapat dijawab.
  • Jawaban otomatis dibuat oleh AI di server Paroki. Bila percakapan dialihkan ke petugas (live chat), petugas tersebut dapat membaca percakapan itu.

Aset dan peta paroki

Untuk petugas: catatan peminjaman, pemindahan, dan perawatan aset, serta siapa yang mengubah data peta wilayah.

3. Untuk apa data dipakai

  • Menjalankan layanan yang Anda minta, misalnya memproses dokumen, pemesanan, pendaftaran, atau persiapan perkawinan.
  • Mengirim pemberitahuan dan pengingat yang berkaitan dengan layanan tersebut melalui email, WhatsApp, atau Telegram.
  • Menjaga keamanan akun dan mencegah penyalahgunaan.
  • Memenuhi kewajiban administrasi dan pencatatan Gereja.

Kami tidak memakai data Anda untuk iklan, tidak membuat profil pemasaran, dan tidak menjualnya kepada siapa pun.

4. Pihak lain yang terlibat

Kami tidak membagikan data Anda kepada pihak lain, kecuali kepada penyedia layanan berikut, sebatas yang diperlukan untuk menjalankan fitur terkait:

  • Google Workspace Paroki: masuk, grup, Drive, Sheets, Docs, Calendar, dan Meet.
  • Microsoft dan Yahoo: hanya untuk masuk.
  • Brevo: pengiriman email pemberitahuan.
  • WhatsApp dan Telegram: pengiriman pesan dan chatbot. Pesan melewati layanan mereka.
  • Belarasa/SAPA (Keuskupan Agung Jakarta): pencocokan data umat, hanya bila Anda menautkannya.
  • Penyedia sumber tampilan: huruf, ikon, peta (OpenStreetMap/OpenFreeMap), dan video YouTube dimuat langsung oleh peramban Anda. Karena itu penyedia tersebut dapat melihat alamat IP Anda.

Data juga dapat kami ungkapkan bila diwajibkan oleh hukum yang berlaku di Indonesia.

5. Data dari Google (Google user data)

  • Saat masuk dengan Google: kami hanya menerima nama, alamat email, dan ID akun Google Anda. Ketiganya dipakai untuk mengenali akun Anda di aplikasi ini.
  • Saat menghubungkan Google Calendar (izin calendar.events.owned, terbatas pada kalender milik Anda), aplikasi hanya:
    • membuat acara Kanonik dan Pemberkatan Perkawinan yang dijadwalkan Paroki untuk Anda, di kalender Anda, dan
    • menghapus acara yang dibuatnya sendiri itu, lalu membuatnya kembali dengan jadwal baru, bila jadwalnya berubah.
    Aplikasi tidak membaca acara lain di kalender Anda.
  • Penyimpanan: token izin disimpan dalam keadaan terenkripsi. Token ini tidak pernah ditampilkan kepada siapa pun, termasuk petugas Paroki.
  • Mencabut izin: tekan Putuskan di halaman Informasi Akun. Aplikasi akan mencabut izin itu di Google dan menghapus token dari server kami. Anda juga dapat mencabutnya kapan saja di myaccount.google.com/permissions.
  • Data Google tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, dan tidak dipakai untuk melatih model AI apa pun, serta tidak pernah diberikan kepada model AI mana pun. Data ini tidak dialihkan kepada pihak lain, kecuali bila diperlukan untuk menjalankan fitur di atas atau diwajibkan hukum. Manusia tidak membacanya, kecuali atas persetujuan Anda, untuk keamanan, atau karena kewajiban hukum.
  • Penggunaan dan pengalihan informasi yang diterima Aplikasi KTG dari Google API mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk ketentuan Limited Use.

6. Penyimpanan dan keamanan

  • Data disimpan di server yang dikelola Paroki. Salinan tertentu, seperti formulir dan spreadsheet, disimpan di Google Workspace Paroki.
  • Semua koneksi menggunakan HTTPS.
  • Akses dibatasi menurut peran dan keanggotaan grup.
  • Tindakan penting, seperti menyetujui dokumen, memerlukan verifikasi ulang dengan passkey atau kode verifikasi.
  • Berkas yang diunggah hanya dapat diunduh oleh orang yang berhak.

7. Berapa lama data disimpan

  • Data akun disimpan selama akun Anda digunakan.
  • Data kegiatan dan pendaftaran disimpan selama diperlukan oleh penyelenggaranya.
  • Catatan sakramen, dokumen resmi, dan donasi merupakan arsip Gereja dan dapat disimpan secara permanen, seperti buku paroki pada umumnya.
  • Izin Google Calendar dihapus begitu Anda menekan Putuskan.

8. Hak Anda

Sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak untuk:

  • mengetahui dan mendapatkan salinan data Anda,
  • meminta perbaikan data yang keliru,
  • meminta penghapusan data, kecuali data yang wajib disimpan sebagai arsip Gereja atau menurut hukum, dan
  • menarik persetujuan, misalnya memutus WhatsApp, Telegram, atau Google Calendar dari halaman Informasi Akun.

Sebagian data dapat Anda lihat dan ubah sendiri di aplikasi. Untuk hal lainnya, hubungi kami melalui alamat di bagian 10.

9. Anak-anak

Aplikasi ini ditujukan bagi umat dewasa dan pengurus paroki. Data anak, misalnya peserta kegiatan, hanya dimasukkan oleh orang tua, wali, atau petugas paroki untuk keperluan kegiatan tersebut.

10. Perubahan dan kontak

Bila kebijakan ini berubah, tanggal berlakunya di bagian atas halaman ini akan diperbarui. Untuk pertanyaan atau permintaan tentang data Anda, hubungi Sekretariat Paroki di [email protected].